Centro de Documentación Legal
Política de Privacidad
La política de privacidad es de uso interno y funciona cómo guía de cómo deben tratarse los datos personales dentro de la organización. Incluye el procedimiento interno para lidiar con solicitudes y el detalle de cada tratamiento de datos.
A.- Tratamiento de datos personales de las personas fallecidas:
Los datos personales de las personas fallecidas no están contemplados en el RGPD pero sí en la Ley 3/2018 (LOPDGDD) y la Ley Orgánica 1/1982. La primera otorga facultades a las personas vinculadas al fallecido y a sus herederos para solicitar acceso a los datos personales y eventualmente solicitar la rectifi cación o supresión de los datos. La segunda otorga facultades al cónyuge, a los ascendientes, descendientes, hermanos y personas designadas a proteger la memoria del fallecido. Los requisitos y condiciones de la LOPDGDD aún no fueron establecidos por decreto regulatorio. Todo lo que se cargue al legado serán datos personales del fallecido. Información, fotografías, videos, audios, etc. Podrían afectar su memoria. Hay dos enfoques para cumplir con los requisitos legales:
- Exigir la calidad de la Ley 1/1982 para crear un legado
- Permitir que cualquiera lo haga pero incorporar un “opt out” visible y efectivo para que tanto las personas facultadas por la LOPDGDD y la ley 1/1982 ejerzan sus derechos.
Considerando la viabilidad del negocio priorizamos la segunda opción y diseñamos un procedimiento interno para atender las posibles solicitudes. Las solicitudes pueden ser de acceso, rectifi cación o supresión. Estos son los derechos reconocidos.
- Acceso signifi ca recibir la información de qué datos se tienen o recibir una copia de los datos.
- Rectifi cación signifi ca modifi car datos que no sean exactos.
- Supresión signifi ca eliminar los datos.
Los detalles de cómo realizar la solicitud estarán en la política de privacidad pero es recomendable que en el legado haya un enlace visible dirigido a familiares.
B.- Procedimiento interno para la atención de solicitudes sobre datos personales de personas fallecidas.
El procedimiento detallado más abajo debe tener un acceso visible dentro del legado. Es lo que llamamos “opt out” en el apartado anterior aunque técnicamente se trate de una solicitud.
1. Sujetos legitimados para presentar la solicitud Podrán presentar la solicitud:
- Herederos legales del fallecido.
- Personas vinculadas por razones familiares o de hecho.
- Personas o entidades expresamente designadas por el fallecido.
- El cónyuge, los descendientes, ascendientes y hermanos para proteger su imagen.
2. Documentación requerida Para iniciar el procedimiento, deberá aportarse:
- Copia del documento de identidad del solicitante.
- Declaración jurada sobre su legitimación.
- Documentación que acredite la legitimación del solicitante (testamento, declaración de herederos, libro de familia, acreditación de convivencia, etc.).
- En su caso, documento otorgado por el fallecido en vida en el que designe expresamente al solicitante.
3. Tramitación de la solicitud
- Recepción y registro de la solicitud.
- Verifi cación de la legitimación y la documentación aportada.
- Evaluación del contenido de la solicitud y viabilidad de su atención conforme a la normativa vigente.
- Comunicación al titular del legado de la solicitud.
- Resolución motivada en el plazo de un mes desde la recepción completa de la solicitud. El plazo podrá prorrogarse un mes adicional en caso de complejidad.
4. Criterios de valoración
- Que el solicitante ostente legitimación sufi ciente.
- Carácter de la solicitud.
- Respuesta del titular del legado.
- Se ponderan los derechos del solicitante frente a los del creador del legado en caso de oposición a la solicitud.
Criterio por solicitud del solicitante legitimado:
- Solicitud de información. Corresponde informar qué datos personales se tienen del fallecido.
- Solicitud de rectificación de algún dato. Corresponde hacer la modificación siempre que el titular del legado no se oponga. En caso de oposición ponderar la respuesta con los argumentos de la solicitud. Siempre responder la solicitud e informar resolución fundada.
- Solicitud de oposición o supresión. Corresponde dar de baja el legado y eliminar los datos si el titular no se opone. En caso de oposición del titular ponderar la respuesta con los argumentos de la solicitud. Tener en cuenta la afectación a la memoria del fallecido. Siempre responder la solicitud e informar resolución fundada.
5. Excepciones
- No se atenderán solicitudes cuando conste que el fallecido expresó su voluntad contraria en su testamento. Esto debería acreditarlo el titular del legado.
6. Conservación de la documentación
Toda solicitud y su resolución se conservarán por el plazo mínimo de cinco años, con acceso restringido y medidas de seguridad adecuadas.
7. Actualización del procedimiento
El presente procedimiento será revisado y actualizado una vez se apruebe el Real Decreto previsto en el artículo 3.2 de la LOPDGDD.
C.- Tratamientos de datos personales realizados.
Tratamiento de datos personales de los usuarios que crean un legado:
-
Finalidad: Crear el legado.
Base legal: proveer el servicio y consentimiento.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; vínculo con el fallecido; domicilio; teléfono; fecha de nacimiento, móvil, redes sociales.
Período de retención: desde la eliminación del legado máximo 5 años.
Transferencia de datos: al proveedor Cloud.
-
Finalidad: Marketing general.
Base legal: consentimiento.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; domicilio; teléfono, fecha de nacimiento, móvil, redes sociales (opcional).
Período de retención: Hasta que fi naliza la campaña. Máximo de 2 años.
Transferencia de datos: contemplar.
-
Finalidad: utilizar el marketplace.
Base legal: prestación del servicio.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; domicilio; teléfono., fecha de nacimiento, móvil, redes sociales (opcional).
Período de retención: Desde la baja de la cuenta máximo de 5 años.
Transferencia de datos: contemplar.
Tratamientos de datos personales de los usuarios que visitan un legado:
-
Finalidad: Visitar los legados, comentar, subir contenido.
Base legal: proveer el servicio.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; domicilio; teléfono; fecha de nacimiento, móvil, redes sociales (opcional).
Período de retención: desde la eliminación de la cuenta máximo 2 años.
Transferencia de datos: al proveedor Cloud.
-
Finalidad: Marketing general
Base legal: consentimiento.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; domicilio; teléfono; fecha de nacimiento, móvil, redes sociales (opcional).
Período de retención: Hasta que fi naliza la campaña. Máximo de 2 años.
Transferencia de datos: contemplar.
-
Finalidad: utilizar el marketplace
Base legal: prestación del servicio.
Datos personales: Nombre completo; correo electrónico; domicilio; teléfono; fecha de nacimiento.
Período de retención: Desde la baja de la cuenta máximo de 2 años.
Transferencia de datos: contemplar.
D.- Gobernanza interna de datos.
Es importante contemplar la gobernanza interna de los datos personales. Esto es quién tendrá acceso a los datos personales de los usuarios.
- Únicamente deberían acceder las personas que requieran hacerlo de acuerdo a la finalidad establecidas para cada tratamiento.
- Evitar transferencias de datos innecesarias o no autorizadas. Si desean mudar la información de servidor, hacerlo a uno con los mismos estándares de seguridad y dentro de la UE.
- Evitar transferencias de datos internacionales innecesarias a países considerados “no seguros” por la UE.
- Deberán generar un correo electrónico para recibir las solicitudes de los titulares de los datos o los familiares y allegados legitimados del fallecido. El correo debe ser revisado periódicamente. El plazo para responder las solicitudes es de 30 días, prorrogable por otros 30 días mediante notificación fundada. Si un mismo usuario realiza solicitudes excesivas tienen derecho a oponerse. Ante cualquier duda por una solicitud es recomendable consultar.
E.- Cláusulas de confidencialidad para empleados y proveedores.
Empleados:
El/la empleado/a se compromete a guardar absoluta confi dencialidad respecto de toda la información a la que tenga acceso con motivo de su relación laboral con la empresa, en particular aquella vinculada con:
- Datos personales de los usuarios y suscriptores de la plataforma.
- Información, imágenes, videos, audios y demás contenidos vinculados a personas fallecidas cargados por los usuarios.
- Datos de pago, direcciones de envío y otra información sensible.
- Credenciales de acceso, claves, sistemas internos o documentación técnica o comercial.
El/la empleado/a se obliga a:
- Utilizar la información únicamente para fi nes estrictamente laborales y conforme a las instrucciones recibidas.
- No divulgar, ceder, copiar, almacenar, modifi car ni acceder a la información con fi nes ajenos a la prestación de sus funciones.
- Cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos personales, en particular el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en caso de tratar datos de personas ubicadas en la Unión Europea.
Esta obligación subsistirá aún después de fi nalizada la relación laboral, por un plazo de cinco (5) años, salvo que la ley aplicable exija un plazo mayor.
El incumplimiento de esta cláusula podrá ser considerado una falta grave y habilitar la adopción de sanciones, sin perjuicio de las responsabilidades civiles o penales que pudieran corresponder.
Proveedores
El PROVEEDOR se obliga a mantener estricta confi dencialidad sobre toda la información a la que acceda en el marco del presente contrato, incluyendo, pero no limitado a:
- Datos personales de los usuarios y/o suscriptores.
- Contenidos biográfi cos, audiovisuales o identifi catorios de personas fallecidas.
- Información técnica, operativa, comercial o estratégica de la EMPRESA.
Asimismo, el PROVEEDOR se compromete a:
- Tratar los datos personales exclusivamente por cuenta y bajo instrucciones de la EMPRESA, actuando como encargado del tratamiento, conforme al artículo 28 del RGPD (cuando aplique).
- No comunicar ni transferir información a terceros sin autorización previa y por escrito.
- Adoptar medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad, confi dencialidad e integridad de los datos tratados.
- Notifi car sin dilación cualquier incidente de seguridad que comprometa la información confi dencial.
La obligación de confi dencialidad se mantendrá vigente durante la vigencia del contrato y por un plazo de cinco (5) años a partir de su terminación, salvo pacto expreso en contrario o disposición legal que imponga un plazo mayor.
El incumplimiento de esta cláusula habilitará a la EMPRESA a resolver el contrato de forma inmediata y reclamar los daños y perjuicios que correspondan.
Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad está dirigido a los usuarios del servicio y visitantes de la página web. Va en la sección privacidad de la página web.
En nuestra plataforma puede crear y compartir el legado digital de un ser querido, incluyendo fotos, videos, audios, textos y recuerdos. También puede visitar legados de otras personas, dejar comentarios o adquirir productos conmemorativos a través de nuestro marketplace.
La presente política de privacidad se complementa con los términos y condiciones para utilizar nuestro servicio.
¿Quienes somos?
Somos (nombre de la empresa) con domicilio en (domicilio de la empresa en Guatemala) y nuestro representante en la Unión Europea es (nombre y dirección). Somos los responsables del tratamiento de los datos personales de quienes utilizan nuestra plataforma y visitan nuestra página web.
Más abajo le detallamos qué datos tratamos, para qué, en dónde estarán alojados y por cuánto tiempo. También detallamos cómo ejercer sus derechos cómo titular de los datos o familiar o allegado de la persona fallecida.
¿Qué datos tratamos?
- Cuando crea un legado: su nombre, email, domicilio, su fecha de nacimiento, relación con la persona fallecida y, si así lo decide, sus redes sociales.
- Cuando se suscribe a nuestra aplicación: su nombre, email, domicilio, fecha de nacimiento y, si así lo decide, sus redes sociales.
- Cuando visita o interactúa con un legado o navega en nuestra página web: sus datos de navegación y su ubicación conforme la política de Cookies que detallamos más abajo.
- Si usa el marketplace: datos para procesar pagos y envíos. (Amazon requerirá ciertos datos para procesar pagos y envíos)
¿Y los datos de la persona fallecida?
- Tratamos los datos que aportan quienes crean el legado y quienes contribuyen. Pueden ser fotografías, recuerdos, videos, audios, además de datos identifi catorios.
¿Para qué tratamos sus datos?
Tratamos sus datos para poder brindarle el servicio, para poder mejorar su experiencia al navegar la página, para hacerle llegar ofertas de bienes o servicios que le puedan interesar y para poder procesar un pago o realizar un envío.
¿Cuál es la base legal sobre la que tratamos sus datos?
Tratamos sus datos personales conforme al artículo 6 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sobre las siguientes bases legales:
- Consentimiento (art. 6.1.a RGPD): cuando se registra, crea o interactúa con legados, acepta recibir comunicaciones, o consciente el uso de cookies.
- Ejecución de un contrato (art. 6.1.b): cuando usamos sus datos para proveer el servicio solicitado.
- Cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c): para cumplir con obligaciones fi scales o de protección de datos.
- Interés legítimo (art. 6.1.f): para mejorar el servicio, realizar análisis estadísticos o proteger la seguridad de la plataforma.
¿Con quién compartimos sus datos?
- Con proveedores tecnológicos, de logística y pagos que nos ayudan a operar la plataforma, siempre bajo compromisos de seguridad. Utilizamos el servicio de nube de Microsoft para alojar los legados.
- No realizamos transferencias internacionales de datos y en caso de que sea necesario hacerlo lo haremos tomando los recaudos necesarios para garantizar la seguridad siguiendo las cláusulas contractuales estándar de la Comisión Europea de Protección de Datos.
¿Dónde almacenamos sus datos?
Los datos estarán almacenados de forma segura en nuestro servidor Cloud cuyo proveedor es Microsoft.
¿Durante cuánto tiempo guardamos sus datos?
Los datos vinculados a su suscripción son guardados por un plazo máximo de 5 años desde que usted solicita la baja de la suscripción.
Los datos vinculados a ofertas de marketing son guardados hasta que se cumpla con la fi nalidad por la que fueron recolectados y por un plazo no mayor a 2 años.
Los datos de las personas fallecidas son eliminados cuando se da de baja el legado. No somos un servicio de almacenamiento por lo que no podemos hacernos responsables de almacenar de forma indefi nida el contenido de los legados.
¿Qué derechos tienes?
Como titular de los datos puede:
- Acceder a sus datos personales.
- Rectifi car los datos inexactos.
- Solicitar la supresión cuando ya no sean necesarios.
- Oponerte a su tratamiento o limitarlo.
- Solicitar la portabilidad.
Puede ejercerlos enviando un correo a [email], acreditando su identidad. Las solicitudes serán atendidas en un plazo de 30 días. Si no está conforme con la respuesta, puede acudir a la Agencia Española de Protección de Datos.
En relación con personas fallecidas, podrán ejercer los derechos de acceso, rectifi cación o supresión:
- Sus herederos.
- Personas vinculadas por razones familiares o de hecho.
- Personas designadas expresamente por el fallecido.
Para estos casos, será necesario aportar documentación que acredite el vínculo. Las solicitudes serán atendidas en un plazo máximo de 30 días.
En caso de solicitud de rectifi cación o supresión, informaremos de tu solicitud al titular del legado previo a resolver la solicitud.
Te informaremos la resolución y sus fundamentos. Si no está conforme con la respuesta, puede acudir a la Agencia Española de Protección de Datos.
Términos y condiciones de uso
Estos Términos y Condiciones de Uso (los “Términos”), junto con cualquier política adicional, formularios de pedido o condiciones particulares (el “Acuerdo”), rigen el uso de los servicios y la plataforma ofrecida por [Nombre de la Empresa] (en adelante, “la Empresa”, “nosotros” o “nuestro”) y establecen las condiciones bajo las cuales usted (el “Usuario” o “usted”) puede acceder y utilizar la plataforma.
1. Sobre estos Términos
1.1. Al acceder o utilizar nuestros servicios, usted acepta quedar legalmente vinculado por estos Términos. 1.2. Estos Términos sustituyen cualquier acuerdo previo verbal o escrito, salvo que exista un contrato de servicios fi rmado entre usted y la Empresa. 1.3. Nos reservamos el derecho a modifi car, suspender o interrumpir el acceso a la plataforma o parte de ella en cualquier momento. 1.4. Podemos modifi car estos Términos periódicamente. Cualquier modifi cación será publicada en nuestra página web y se considerará aceptada por usted si continúa utilizando los servicios luego de su publicación.
2. Cuentas de Usuario
2.1. Para acceder a ciertas funciones, debe crear una cuenta. Usted es responsable de mantener la confi dencialidad de sus credenciales y de todas las actividades que ocurran en su cuenta. 2.2. Si utiliza los servicios en nombre de una organización, declara que cuenta con la autorización correspondiente. 2.3. Podemos asignar cuentas en función de convenios institucionales. Los administradores de dichas cuentas podrán tener acceso a sus datos.
3. Modifi caciones en la gratuidad del servicio
Actualmente, la creación de cuentas de usuario y la publicación de legados digitales en nuestra plataforma es gratuita. No obstante, nos reservamos el derecho de introducir, en el futuro, planes de suscripción o tarifas por el mantenimiento de los legados digitales, el acceso a determinadas funcionalidades o servicios adicionales.
En tal caso, se informará previamente a los usuarios mediante notifi cación en la plataforma, correo electrónico o cualquier otro medio de contacto registrado, indicando:
- El costo aplicable,
- La fecha de inicio de su exigibilidad,
- Y las condiciones para continuar o cancelar el uso del servicio.
Ningún cargo será aplicado retroactivamente sin consentimiento y se garantizará al usuario la posibilidad de optar por no continuar con la suscripción o mantener los legados en modalidad gratuita si existiera.
4. Obligaciones del Usuario
Usted se compromete a:
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Debe tener al menos la edad mínima legal para gestionar sus propios datos en su jurisdicción. Para suscribirse debe ser mayor de 14 años. Para generar un legado debe ser mayor de 18 años.
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El acceso a legados o material de terceros no le otorga derecho alguno sobre dicho contenido. Su uso está sujeto a la autorización del titular correspondiente o a las excepciones previstas en la ley.
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15. Legislación aplicable y jurisdicción
Estos Términos se regirán por las leyes de Guatemala. Cualquier disputa será resuelta por los tribunales de (definir jurisdicción competente).
16. Misceláneas
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